資料處理的重要性:                洪嘉隆老師

    為何企業人士常使用Excel來編製財務報表例如損益表,通常存在兩種原因:第一、公司有ERP或套裝軟體。第二、公司未購買套裝軟體。如果公司已有套裝軟體那麼又為何需要使用Excel來編製報表呢?理由很簡單是因為電腦所呈現出來的報表不準確?那又為何不確認資料是否有錯誤呢?因為不知是何原因造成資料錯誤?所以就連資訊人員也束手無策,也就是說當Key in人員鍵入100而誤Key10.0有時就連當事者也未察覺。
    此時,我們可以一起探討是何原因造成電腦報表不準確?可能是人為因素不小心Key in錯誤資料,或可能故意鍵入不實資料(舞弊)例如員工代打卡,又可能系統和Excel的資料格式不相容,舉例在目前之資料庫的資料格式存在三種格式:1.數字2.文字的數字3.兩種都不是(機械碼),使得將系統資料下載到Excel時,格式的不相容造成使用公式、函數或巨集(VBA)其實答案都是錯誤。 其實當公司既然買了套裝軟體,就不需要再使用Excel來編製報表,不是嗎?
    然而企業財會人員為了工作不得不使用人工編製損益表,使用一大堆公式或函數,IF來IF去,幾乎已100%確認從ERP所下載之資料或自己所鍵入之資料都是100%正確(真的正確嗎?不,是假設),就算代打卡資料或10000鍵入10.000都 未經確認(全部都是假設錯誤資料老闆也能接受這樣心態),寫一些根本沒有用之公式或函數,並超連結數十張甚至數百張工作簿連來連去,加班來加班去,更有可能使用樞紐分析做出大大的一張讓老闆看不懂的報表。企業花那麼多錢所買來的ERP僅是拿來當作紀錄,若要將套裝軟體當紀錄使用,僅需花數千元就能買到的套裝軟體,又何必花數千萬或數百萬將資料拿來當記錄 ,老闆若知道此事一定會感到非常傷心。
    所有公司迫切需要是將將鍵入到資料庫的資料必須正確,如此電腦所編製的財務報表才會是正確可靠的數據。 如果自己公司的產品都不知道那些產品賺?那些產品虧?也就是說許多企業沒有辦法作出產品單元成本分析,這樣以瞎子摸象的經營模式管理,難道企業經營會愈來愈艱辛,管理會愈來愈偏離軌道!