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   Excel簡單-等著瞧     

Excel改變了我的一生 

由於工作的需要,「經營分析」這個熟悉的專業名詞,筆者親身接觸之後,才真正體會到其中諸多不足為外人道的艱辛苦澀。在剛接下工作時,因為不熟悉電腦操作,加上打字速度又慢,面對必須處理的龐大資料,內心百感交集,但是為了完成任務只好經常加班,所以,不知不覺中「加班」就成了我工作上最大的夢魘。幸好12年前Microsoft Excel問世,改變了我的窘況。當時為了擺脫加班的困擾,筆者靠著不太熟悉的Lotus操作技巧,硬著頭皮嘗試學習視窗化的Excel,每次只要遇到不會操作便立即請教同事,如果無法使用Excel就先用人工來操作。就這樣每加班一次,我就開始認真思索研究:如何才能讓Excel成為我的幫手?正因為對自己有非常強烈的期許,即使每天上班勞累,回家後腦海中仍然想著:要如何才能徹底解決問題?甚至在睡夢中想到解決的操作方法,管他酷寒的冬夜也必定起床打開Excel,將各種方式實際重複多次試算。有時候成功了,內心的喜悅根本是無法用言語來形容。

的第一次   

記得第一次試算業務員的銷售獎金,資料大約有8,000列,當中有不規則的全選空白列,而存在空白列就無法使用「樞紐分析」。當時,雖然我很不願意採用傳統人工刪除方式,但除此之外我沒有選擇的餘地。結果,一個小時作業下來僅刪除1,400多列,而且過程中只要不小心刪錯一列就全軍覆沒,還必須重新來過。假使考慮反覆繼續操作時眼睛酸澀疲勞因素,平均一小時刪掉1,000列空白,屈指算算,做完至少也需要8小時,如此一來,從下午開始不就要加班到深夜,明天怎麼來得及交出報告?此時,「又不是我一人不會而已,管他的,先下班再說!」的放棄念頭一波波地強烈衝擊而來。下班途中內心想著:我不要加班,難道Excel真的幫不上忙嗎?當時坊間Excel參考書大都僅有論及操作,對實務的解題幫助不大。因此,這個問題若使用篩選指令,然後選擇空白就能一次將所篩選的空白刪除,可是資料會斷在空白前,於是我想〝如果在A欄位前插入一欄,並鍵入資料(例如:1)複製到8,000列,再使用篩選指令,應該或許能解決問題吧?〞回到家馬上開機試算,天啊!結果八小時的工作只花一分鐘就把問題解決了,若是80,000列需耗時80小時和一分鐘相比較,那麼作業效能簡直如有天壤之別呢!

Excel已似Word       

經歷多年的實務磨練,以及無數的教學相長經驗中,曾有學生問到:「學了Excel為何無法和Word一樣,馬上可以現學現用到實務上呢?」答案其實很簡單,就是我們只是學指令的操作層次而已。所謂「操作層次」,就是指有一個標準的資料、格式,只要按照學會的操作步驟套上去,就能把問題解決,Word文書處理顯然比Excel容易做到,然而Excel建立資料、表格只是屬於最基本的操作,當新鮮人投入職場遇到企業實務的活用層面問題時,想依標準操作模式套入是行不通的。而現今學校所教Excel,學生所學到的一般也都是用Word的模式操作,而補習班老師也是教畫表格,坊間Excel參考書也是教操作,或許因為老師和作者比較缺乏實務經驗,無法以企業實作範例來教學生。因此,學習ExcelWord的操作模式進行者,筆者稱之為Excel-Word

對企業Excel實務應用的願景 

在企業界,Excel是財會人員使用最普的一種工具軟體。雖然他們知道資訊人員可以幫忙將公司的電腦資料從ERPMRP...等大型企業軟體資料庫下載至Excel,應付每天例行對帳公事,但是他們還是很努力在學Excel。為什麼?問題主要在於他們要如何確認所下載的資料正確、完整與否?通常補習班、學校、參考書所教劃表格的傳統Excel-Word操作:重新一筆一筆鍵入Excel所做出的報表,是絕對不可能將資料做分析,當然更談不上做資料比對了,尤其是資料超過數萬筆以上時。因此,儘管財會人員很努力的加班,辦公桌上依舊有一堆忙不完的工作。試想如果可以找到靈活應用Excel,在很短的時間內完成可能需要每日加班做苦力工作的方法時,難道這些財會人員會不想趕緊把Excel學好嗎?

自從Excel 2000問世以後,考倒將近九成以上的Excel專家,包括國內諸多號稱可以快速拋轉資料庫資料至Excel的軟體公司在內。根據筆者過去處理許多企業個案的經驗,關於日期資料拋轉的問題,如果最初在日期建檔時,是採用「民國」兩碼制而不是使用「西元」四碼制,那麼這些日期資料一轉到Excel後,它是屬於文字檔,文字檔不管轉到WordExcel都是沒有差異,但是文字檔不是數字型態,不能做相加減,那麼就無法計算並提供諸如:貨款已逾幾日未收、員工年資多少該核幾天特休假、呆滯品多久......等企業經營相關的差異分析資訊。最糟的是,若果一切又必須使用人工重新建檔,相信財會人員又要瘋悼了—陷入加班的惡夢。另外,萬一國稅局查帳時,碰到公司的進銷存資料同時存在DOS版和Windows版新舊系統的狀況,如果您是財會或資訊主管該怎麼辦?因為資料不做合併是過不了關的,而這項費時費力的工作國內卻又很少有相關的合併程式可以利用,此時,解決這個頭痛問題最常用到的橋樑和工具就是Excel,咸信許多財會人員心有同感。 

學習Excel的訣竅           

既然學習Excel的重點不是在學劃表格,相對初學時就一定要抓住正確方向。那麼訣竅是甚麼呢?最重要是從建立Excel資料庫開始,有此觀念可說已成功一半。針對坊間的參考書、學校、補習班所教的Excel,幾乎都在教Excel操作,造成學Excel卻不懂實務應用的情形,甚至筆者在上海授課時也發現和國人一樣普遍。為正視國人學習Excel的錯誤方式,筆者野人獻曝將多年的學習經驗,彙編成企業Excel實務應用叢書,提供各種特殊問題解決的技巧,各冊內容綱要概述如下:

一、Excel抓的住我-快速操作法

10餘年來研究重點在圖形符號快速操作法+10大基本操作。此方法不受        Excel版本影響,可紮實我們的基礎。

二、Excel奇門遁甲-指令

內容配合企業實務範例解說各項功能表列和工具列指令,特殊的功能操作讓我們體會狂飆解題的感受。

三、Excel單刀直入-函數

依照企業常遇到的範例必須搭配函數使用時,逐一以白話文解說,全部範例是企業典型實際發生的問題,特殊快速解題技巧,讓函數來協助上述指令操作上的不足。

四、Excel登峰造極-巨集(VBA)

重複性的工作可由VBA協助代勞,學習錄製巨集,即使不會寫程式也能體會親臨程式的境界。企業實務應用所需的巨集程式,讓我們揣摩模擬參考。

五、Excel活字典-初階實務範例

彙編企業常遇到的問題,依關鍵字查詢,實務範例解答。解答採用40種圖形符號快速操作法。

六、Excel活字典-進階實務範例

彙編企業常遇到的問題,依關鍵字查詢,實務範例解答。解答採用特殊技巧及巨集。

       育學而(Excel)電腦稽核財會視訊學院

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